ティーサーバーのレンタル費用の経費での落とし方・仕分け方

ここでは事業者がティーサーバーをレンタルした場合の、経費の落とし方・仕訳方について説明します。基本的に法人であればレンタル代金を福利厚生費や接待交際費として計上できますが、個人事業主の場合は、利用方法によって損金計上できない場合が考えられます。どのようなときに否認されるのか状況別に解説します。

法人がティーサーバーをレンタルして損金計上する場合の仕訳方

法人がティーサーバーをレンタルする目的は大きく分けて２つあります。一つは、商談で訪問されるお客様にお茶を提供するケース、もう一つは職場の従業員向けに提供するケースです。

前者は接客のために使用しているので、「接待交際費」として損金計上が可能です。後者の場合は、従業員の仕事環境の向上と捉えることができますから「福利厚生費」にて損金計上が可能です。飲食店でセルフサービスのためにティーサーバーをレンタルする場合もあります。この場合はティーサーバー自体をビジネス目的で利用しているため「販売費」にて計上するのが妥当です。

ただし、通常、ティーサーバーの契約では、レンタル代金とお茶代（使用代）がわかれているケースがほとんどです。たとえばサーバーのレンタル代金は月5,000円で固定、使用代は利用した分だけ支払う、という契約がそれにあたります。

この場合のレンタル代金は上記の通りですが、使用代金については消耗品費として計上します。気をつけたいのは、サーバーのレンタル代金の消費税は１０％ですが、お茶代は食料品となり軽減税率の対象となり８％となる点です。

個人事業主がティーサーバーをレンタルした場合損金計上は可能？

自宅で一人で業務をこなしている個人事業主が、ティーサーバーを自身が利用する目的でレンタルした場合、経費として計上するのは難しいと思われます。

ただし、頻繁に来客があり都度、ティーサーバー経由でお茶を提供している場合、具体的には来客専用の部屋があり、なおかつその部屋にティーサーバーが設置されている、あるいは来客があった場合には常にティーサーバーのお茶を提供するようにしているなど、利用目的が接待用であることが明らかである場合には「接待交際費」にて計上することに何ら問題はなさそうです。

また、個人事業主で、複数の従業員を抱えているケースで、従業員の職場環境の向上の目的で設置している場合は、法人の場合と同じく「接待交際費」で損金計上が可能でしょう。ポイントは個人事業主が個人のためではなく、事業に関する目的でティーサーバーを利用しているかどうか。従業員を雇用しておらず来客がない場合は、損金で計上するのは無理がありそうです。

ティーサーバーを導入する際に確認したいポイント

ティーサーバーを職場に導入する場合、事前に気をつけておきたい注意点があります。点検や消耗部品の交換は契約料金に含まれているか事前に調べておきしょう。サーバーは機械ですから必ず定期的なチェックが必要になり、故障することもありえます。

かかる費用はレンタル代金に含まれているか契約前のチェックが必要です。メンテナンスの内容や回数に制限が設けられている場合がありますので、事前に契約書を読みましょう。また、点検や交換の際のサービススタッフの出張費が含まれているか営業マンに尋ねてみましょう。故障時に費用が取られるケースもあります。

清潔なお茶を飲めるよう、ノズル部分の交換や保守業務が契約代金に含まれているか確認するようにしてください。年に一回の交換といったように回数に制限が設けられている場合もあります。

リース契約とレンタル契約の２種類がある場合、どのように違うのか事前に確認してください。リースの場合、保守費用は別途必要といったケースがあります。一般的にレンタルの場合は、保守点検、修理費用まで含まれていますが念のため確認が必要です。

ティーサーバーを導入するにあたり、法人の場合は、職場で利用することになるため、概ねどのような利用方法であっても経費で落とすことができます。一人で業務をこなしている個人事業主の場合は、来客用として利用する以外の目的においては、損金として計上するのが難しいでしょう。また、導入する際には保守点検費用が含まれるのかどうかなど、事前に確認をしましょう。